【2020年 八芳園結婚式】初回打ち合わせ内容

どうもかずーきです！！(@kazuuuuuuuukin)

"八芳園"にて結婚式の初回打ち合わせを行なってきました。

八芳園での結婚式をご検討されている方や、同じ境遇の方の参考になれば幸いです！

アフィリエイトではないので、安心してご覧ください！笑

八芳園とは

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八芳園｜Happo-en(@happoen)がシェアした投稿 - 2019年 6月月28日午後9時28分PDT

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八芳園（はっぽうえん）とは東京都港区白金台に所在する、1万2000坪の敷地内に庭園のあるレストラン・結婚式場である。明治学院大学、シェラトン都ホテル東京と近接している。庭園の名称は「四方八方どこを見ても美しい」に由来する。<<

引用元：八芳園 - Wikipedia

ということで・・

とにかく庭園がめちゃめちゃ素敵です！

また、スタッフさんの対応もとてもよく

"ここなら安心してお任せできる"

と思いコチラに決めました。

ブライダルフェアを通して見積を頂き、いくつか検討した上で成約いたしました。
(成約は挙式の10ヶ月くらい前)

成約時に前金20万円をお支払いしています。

ちなみにどの式場にも言えることですが、"値引き交渉"は成約前までが勝負です。笑

装花や料理、ドレスなどのプランは後出しで成約後にドンドン高くなっていく・・・ということをよく聞きますが、八芳園さんは割と良心的で、初回見積からミドルクラスのもので出してくれました。笑

なるべく初回見積の金額で収めて欲しいという旨をしっかり伝えましょう！(どの式場も)

【ポイント】①庭園めっちゃ綺麗！
②スタッフさんの対応が最高。
③初回見積はコミコミの価格でお願いする
④成約後の価格交渉は難しい。

初回打ち合わせの時期

挙式５ヶ月前にプランナーさんが決定します。

プランナーさんより電話でご連絡を頂き、初回打ち合わせの日程を決めます。

初回の打ち合わせは挙式の約４ヶ月前になります！

衣装に関しましては別途衣装室とのやり取りを経て、試着日を決めていく運びになります。

女性の方は衣装室との打ち合わせ以外にドレスのフェアがあれば絶対に参加しましょう！

奥さん曰く、１日で決めるのは相当難易度が高いらしいです。

事前のドレスフェアに参加して良かったと言ってました。

新郎は10分くらいで決まるらしいので、この時点で気にする必要はゼロ・・笑

八芳園のコロナ対策

今、私たちの頭を悩ませているのが"新型コロナウイルス"です・・。

３〜４月に式を予定した人たちは延期になった様ですが、私たちは今のところ予定とおり式を挙げることができそうです。

ただし第二波によってはどうなるかが分からないので心配です。

八芳園のコロナ対策としては、

・ZOOMを使ったオンライン打ち合わせ可能
・打ち合わせ会場を広い式場に変更し、常に換気
・打ち合わせ時に透明の板で区切る
・検温

などなど、流石にしっかりと対策をされている様です。
www.happo-en.com

プランナーの方と初対面

今回は緊急事態宣言も解除されたので、打ち合わせはオンラインではなく直接お伺いしました。

というのも新婚ながら仕事の都合上、単身赴任状態で奥さんとも全然会ってなかったからです。涙

4ヶ月ぶりに奥さんに会えます。笑

まさかコロナがここまで長引くとは... pic.twitter.com/Fxw2ySvsjc

— かずーき (@kazuuuuuuuukin) 2020年6月6日

↑多くの方に共感していただき、うれしかったです。笑

ということで"八芳園"へ

プランナーの方とは電話で一度お話しましたが、電話での想像通り、感じがとっても良い方で安心しました♪

初回打ち合わせ内容

初回打ち合わせを振り返っていきます！

初回の打ち合わせは約３時間と長丁場になります！

成約時の見積とは別途、費用が掛かりそうだな〜という点も解説していきますね。笑

事前用意・持っていった方がよいもの

事前に用意したものは特にありませんが、招待者をざっくりリストにしてテーブル割をイメージしていきました。

リストを作ってテーブル分けをしておくと話がスムーズに進みます。

とはいえ招待者が確定しているわけではないので暫定で大丈夫です。

私はパソコンを持って行って、パソコンでメモを取りながら打ち合わせをしました。

スマホでも大丈夫ですが、パソコンで招待リストを見せながら話すことができるので比較的スムーズに進みました。

今後のスケジュール確定

まずは今後の打ち合わせスケジュールをすり合わせました。

挙式まで残り４ヶ月の中で４回の打ち合わせを実施します。

とうとう現実的になってきた感じですね・・・！

ONE-Wシステム説明

八芳園では、招待者の登録や衣装・引出物などのお気に入り登録・閲覧をONE-WシステムというWEBページで行うことができます。

招待者名簿はもちろん、テーブルの配置や席次などもこちらのシステムに登録します。

・招待者登録
・グループ分け
・配席登録

などの操作手順を教わります。

第二回打ち合わせまでに招待者の住所を聞いて、システムに登録をしていくという流れになります。

引出物説明 外部でもOK

引出物は外部でもOKです！

持ち込み料も特に掛からないようです！

基本的に

①引出物
→ご祝儀の10%目安
②引菓子
→¥1,000~¥1,500
③縁起物
→¥1,000~¥1,500
④プチギフト(帰りに手渡し)
→¥200~¥500

という4点セットですが、③は渡さない人が増えてきているみたいです。

引出物に関しては外部でも全然良さそうな雰囲気です。

遠方から来て頂く人も多いので、引出物は後日郵送という形を私たちは考えています。

成約時の見積で引出物に値引きが入っていたのが後悔ポイントです・・笑
(引出物を外部にすると値引きが薄くなるため)

八芳園で手配できる引出物は先ほどのONE-Wシステムで見ることができます。

その場で渡す場合はバックの代金(ワンコインくらい)、郵送する場合は郵送料がかかります。

具体的な金額は伏せますが、郵送料の方が高いです。

成約時の見積として１００人想定で出してもらいましたが、引出物は８０名で計算されておりました。

これは１０組は夫婦で来る前提の計算です。

引出物は１世帯に１つなので・・・！

招待者がほとんど世帯でこない場合は成約前の初回見積もりで現実的な人数を伝え、初回見積もりと金額のギャップが出ない様にするのがオススメです。笑

招待状・ペーパーアイテム

招待状などのペーパーアイテムは打ち合わせ２回目に実物のサンプルを見せてもらえるそうです。

カタログを頂き、ある程度目星とつけておいてくださいとのことです。

招待状、席次、席札、メニューですが、見積もりに基本プランでも十分選択肢があったので安心しました。

ただ、追加費用としては切手代(人数分)と封筒への宛名代筆(1枚170円)が掛かりそうです。

字が下手なのと、100名分書くのは多分無理なので・・(笑)依頼予定です。

当日の段取りやテーマ

入場から、挨拶、ケーキ入刀、中座などのタイムテーブルをプランナーさんとざっくり決めました。

後は、当日何をやるかもここでざっくりと相談していきます。

演出や余興の相談はここでしておきたいですね！

具体的な詰めは２回目以降になると思いますので、どんなことができるのか、NGなことなど質問を用意しておくといいですよ！

光の演出などの別途有料プランも冊子で頂けます！

シャンパンタワーやランタンバルーン、キャンドルなどですね。

大体5万〜10万くらいでしょうか。やはり

高価ですが・・・予算と相談して・・・要検討ですね！笑

【ポイント】①パソコン持っていくと便利！
②エクセルで招待リスト作成がオススメ
③引出物は外部OK
④演出の追加プランあり

【次回打ち合わせまでに決めること】①招待者の住所登録
②テーブル配置・席次設定
③ペーパーアイテム候補を選ぶ
④披露宴の具体的な中身

最後に

いかがでしたか！？少しでも参考になれば嬉しいです。

現在コロナの中ですが、八芳園だけあって対策はしっかりとしている印象です。

備忘録としてまた更新していきますので、是非ブックマークなどお願いします！